Les cinq bons réflexes à adopter en cas de contrôle ou visite de l'Urssaf

Le Premier ministre Gabriel Attal a salué des "résultats historiques" dans la lutte contre la fraude fiscale et sociale, et annonce un relèvement des objectifs de redressement des Urssaf. "Nous n'avons jamais autant traqué la fraude", a assuré le Premier ministre lors d'une conférence de presse à Bercy présentant le bilan de la lutte contre la fraude.
 

Désormais, l'objectif est de récupérer 5,5 milliards d'euros sur le quinquennat, contre 5 milliards précédemment. Face à cette intensification des contrôles, comment les entreprises peuvent-elles s'y préparer au mieux ? Voici les conseils d'Angélique Acosta, directrice conseil de Spartes, un cabinet de conseil expert dans le pilotage de la performance RH.
 

Étant donné que le montant moyen récupéré en 2023 dépassait les 200 000 euros par contrôle, il est crucial de se poser la question. Voici cinq réflexes à adopter lors de l'annonce d'une visite de l'Urssaf.
 

Réagir promptement à l'avis et adopter une attitude collaborative
Lorsqu'un contrôle Urssaf est prévu, le dirigeant de l'entreprise est informé 30 jours à l'avance. Dès la réception de cet avis, il est essentiel de contacter le vérificateur et de confirmer qu'il sera bien accueilli dans l'entreprise, ou qu'un contact à distance sera organisé. " Il est important, dès le départ, de montrer que l'on adopte une attitude d'échange et de dialogue avec l'inspecteur ", explique Angélique Acosta, directrice conseil pour Spartes, un cabinet spécialisé dans l'optimisation des charges salariales. " Cela permettra d'établir, dès le début, une relation qui permettra de déterminer de manière juste et équitable les montants à payer par l'entreprise. Les inspecteurs Urssaf adoptent de plus en plus une position de conseil auprès des dirigeants ".
 

Informer les employés et organiser une réunion interservices
Dans un souci de transparence, il est préférable d'informer les employés de l'arrivée de l'inspecteur Urssaf dans les locaux. Il est également essentiel, avant le début du contrôle, d'organiser une réunion entre tous les services pouvant avoir un impact sur la paie : commerciaux, recrutement, marketing, RH... L'objectif est d'identifier à ce stade toutes les actions qui ont pu avoir un effet sur les rémunérations, afin d'éviter de les découvrir pendant le contrôle.
 

Préparer soigneusement les documents demandés pour ne pas prolonger la mission
Pour que la mission du vérificateur se déroule au mieux, les documents demandés dans l'avis de contrôle doivent être préparés, vérifiés et classés à l'avance. Tenter de submerger le vérificateur sous des piles de dossiers mal triés, comme le font certaines entreprises dans l'espoir de le décourager, s'avère totalement contre-productif. " Il est également important de respecter les délais dans lesquels les documents demandés seront remis. Notamment, dans le cas où ces documents sont gérés par un prestataire externe, il est important de sensibiliser ce dernier pour qu'il les fournisse rapidement, au fur et à mesure des demandes ", ajoute Angélique Acosta. Un autre point important : veiller à ne transmettre que les documents demandés, et à retirer des classeurs toutes notes manuscrites ou autres post-it.
 

Choisir judicieusement l'interlocuteur principal de l'inspecteur
Le jour de l'arrivée de l'inspecteur, le dirigeant de l'entreprise doit prendre un moment pour le rencontrer et lui indiquer l'endroit où il sera installé. Pendant la période de contrôle, l'inspecteur sera probablement amené à demander des précisions à un interlocuteur dédié. Il peut s'agir de l'expert-comptable de l'entreprise ou de l'un de ses employés. Une exigence : choisir une personne suffisamment disponible, maîtrisant parfaitement le sujet, mais aussi calme et à l'écoute... Le but, une fois de plus, est de répondre rapidement et factuellement aux questions de l'inspecteur, sans aborder d'autres points que ceux spécifiquement demandés.
 

N'hésitez pas à contester les conclusions de l'inspecteur
À la fin du contrôle, une réunion de bilan a lieu ; ce sera l'occasion de détailler les redressements que le vérificateur souhaite effectuer, et d'en connaître la raison. " Il s'agit, à ce stade, de poursuivre un échange constructif. En effet, de nombreux sujets sont discutables. Comme les règles relatives au calcul des cotisations sont complexes et évoluent en permanence, il arrive que l'inspecteur ne les maîtrise pas totalement. Il appartient alors à l'entreprise, ou à son conseil, de défendre sa position de manière argumentée. L'inspecteur est souvent plus ouvert au dialogue qu'on ne le pense ", explique Angélique Acosta.
 

Les échanges effectués au cours de cette réunion et la liste de l'ensemble des documents remis à l'inspecteur doivent être soigneusement archivés. Après son départ, l'inspecteur envoie à l'entreprise une lettre d'observations, à laquelle l'entreprise peut répondre sous 30 jours (ou deux mois, sur demande). L'inspecteur doit répondre à la réponse à la lettre d'observations faite par l'entreprise. En cas de désaccord sur les redressements malgré les échanges avec l'inspecteur, l'entreprise peut formuler un recours, sous deux mois, en saisissant la commission de recours amiable de l'Urssaf.